Meetings ohne Zweck, Reports ohne Leser, Regeln ohne Anlass – in vielen Betrieben hat sich über die Jahre stiller Ballast angesammelt. Eine Expertin zeigt eine Vier-Schritte-Methode, mit der Firmen systematisch aufräumen können, ohne dabei ihr Team zu verprellen.
Wöchentliche Meetings, die niemand mehr hinterfragt. Gute Ideen in der Schublade, Prozesse mit unnötigen Zwischenstufen. Reports, die immer länger werden, aber kaum noch jemand liest. Laut der Teamentwicklerin Evelyn Wurster schleppen Teams oft mehr Ballast mit sich herum, als ihnen bewusst ist. Auch im Handwerk ein nicht seltenes Problem. Die Beraterin für Führungskräfte empfiehlt deshalb einen systematischen "Frühjahrsputz im Team".
Der Grund für die Ansammlung: Viele Gewohnheiten schleichen sich über die Zeit ein und werden später nicht mehr hinterfragt. "Ein klassisches Beispiel sind Serientermine oder Regelmeetings", erklärt Wurster. "Die wurden irgendwann einmal eingeführt, aber nie mehr überprüft. Trotzdem hält sich das ganze Team weiterhin daran, obwohl sie vielleicht längst nicht mehr sinnvoll sind."
Diese Arten von "Unrat" sammeln sich in Teams an
Neben überflüssigen Terminen identifiziert die Expertin weitere typische Ballast-Kategorien. Prozesse und Regeln gehören dazu: "Manchmal müssen Entscheidungen über mehrere Ebenen genehmigt werden, weil irgendwann einmal etwas schiefgelaufen ist und daraufhin eine zusätzliche Regel eingeführt wurde", so Wurster. Diese zusätzlichen Hürden bleiben bestehen, auch wenn der ursprüngliche Anlass längst nicht mehr relevant ist.
Auch Verhaltensweisen können sich zu Hindernissen entwickeln. Die Beraterin nennt drei typische Muster: reflexartiges Ja-Sagen, besonders bei Anfragen von Vorgesetzten, grundsätzliches Abblocken von allem oder übertriebener Perfektionismus. "Menschen feilen sehr lange an einer Idee, weil sie sie erst perfekt machen wollen, bevor sie sie teilen", beschreibt Wurster das letzte Muster. "All das kostet Zeit, Energie und letztlich auch Produktivität."
Bei größeren Betrieben stellen Auswertungen eine weitere Problemzone dar. Laut Wurster wachsen Berichte kontinuierlich an: "Da sagt irgendwann jemand: 'Ich hätte gern noch diese Analyse und noch jene Auswertung.' Am Ende werden sie zwar regelmäßig verschickt, aber im Grunde schaut sie sich kaum noch jemand an."
Die Vier-Schritte-Methode für den Team-Frühjahrsputz
Für Teams, die aufräumen möchten, hat Wurster eine strukturierte Vorgehensweise entwickelt.
- Der erste Schritt besteht darin, "überhaupt anzuerkennen, dass sich Dinge angesammelt haben, die vielleicht nicht mehr sinnvoll sind". Diese Erkenntnis bildet die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen.
- Im zweiten Schritt folgt eine systematische Bestandsaufnahme. "Man sollte das strukturiert angehen", rät die Expertin. "Also zum Beispiel schauen: Welche Meetings, Regeln oder Reports gibt es überhaupt – und welche kosten besonders viel Zeit oder Energie?" Diese Analyse verschafft Teams einen Überblick über potenzielle Problemfelder.
- Der dritte Schritt wendet die von ihr benannten "drei Ks" an: killen, kürzen oder klären. Teams prüfen dabei, "ob man etwas ganz abschaffen kann, ob man es reduzieren sollte – etwa ein Meeting nur noch monatlich stattfinden zu lassen – oder ob man erst klären muss, welchen Nutzen etwas noch hat", erklärt Wurster. Als Bewertungshilfe empfiehlt sie eine einfache Matrix: "Wie hoch ist der Aufwand und wie groß ist der Nutzen? Dinge mit hohem Aufwand und geringem Nutzen kann man meist streichen. Andere muss man vielleicht nur etwas anpassen."
- Der vierte Schritt setzt auf Testphasen für Veränderungen. "Wenn man sagt: 'Wir probieren das jetzt einmal acht Wochen aus', fällt es vielen leichter, sich darauf einzulassen", so die Beraterin. Gleichzeitig ermöglicht dieser Ansatz Korrekturen, falls sich Änderungen als problematisch erweisen.
Konflikte bei Veränderungen erfolgreich handhaben
Aufräum-Aktionen können im Team zu Spannungen führen, weil Menschen unterschiedliche Bedürfnisse haben. Wurster nennt als Beispiel Teammeetings: "Es gibt Kolleginnen und Kollegen, die sich über den Austausch freuen und den Kontakt schätzen. Für andere ist das eher verlorene Arbeitszeit, weil sie in dieser Zeit lieber an ihren Aufgaben weiterarbeiten würden."
Als Lösung schlägt sie eine Umstrukturierung vor: "Zum Beispiel erst einen kurzen sachlichen Teil mit den wichtigsten Informationen – und danach einen informellen Austausch. Wer möchte, kann dann gehen." So werden beide Bedürfnisse berücksichtigt.
Ein weiteres Konfliktpotenzial entsteht, wenn Aufgaben wegfallen. In solchen Fällen sei Wertschätzung wichtig: Teams sollten deutlich machen, dass diese Aufgabe in der Vergangenheit sinnvoll und hilfreich war. Zusätzlich empfiehlt die Expertin, Betroffene aktiv einzubeziehen: "Man sollte gemeinsam überlegen, wo ihre Fähigkeiten künftig gut eingesetzt werden können. Oft haben die Menschen selbst gute Ideen – sie werden nur selten danach gefragt." ewö/dpa